GGGolf Administration

GGGolf : Logiciel d’administration des réservations et départs

Le module GGGolf administration est utilisé pour la gestion des différentes caractéristiques du club tel que les types de membres, restrictions de jeu, les groupes de membres ainsi que la définition du calendrier, des intervalles liés aux réservations, les heures usuelles des grilles de départs. Une base de données des invités/greenfees y est également intégrée. GGGolf vous permet de facilement maintenir le plein contrôle sur vos réservations et temps de départs. GGGolf offre des centaines d'options de configuration afin de pouvoir répondre aux besoins de votre club.

Gestion des usagers

GGGolf administration est accessible aux détenteurs d’un code d’usager et mot de passe personnel. La gestion des usagers permet d’assigner un code d’usager, un mot de passe et un niveau d’autorité à chaque utilisateur du système, soit les préposés aux départs, capitaines et gestionnaires. Ceci permet de connaître exactement par qui et quand sont faites les mises à jour à la base de données, comme par exemple dans le fichier des membres ou dans l’assignation ou l’annulation des heures de départs. Les usagers peuvent choisir leur langue de travail préférée (français/anglais).

Gestion du calendrier

Permet de documenter les tournois, d’établir des exceptions au niveau des plages d’heures pour les cartes de réservations et des jours fériés. Permet également la documentation de la température, élément important à considérer lors de l’analyse statistique des départs.

Gestion des types de membres

Plusieurs types de membres peuvent être définis selon les besoins de votre club, par exemple, les membres corporatifs, les juniors, les membres 5 jours, etc. Des poids peuvent être assignés à chaque type de membre, et ce, au niveau des réservations individuelles, par quatuor et à l’intérieur de groupes. Ces poids seront utilisés pour établir l’ordre de priorité lors de l’assignation des départs à partir des cartes de réservations. La gestion des types de membres permet également d’établir les restrictions de droits de jeux par jour de la semaine pour chaque type de membre, par exemple, un membre 5 jours ne pourra effectuer de réservation le samedi ou le dimanche. Le personnel du club effectuant une réservation pour un membre avec restriction recevra également un message du système l’avisant de la restriction.

Gestion des restrictions de temps de jeu

GGGolf fait la gestion de pratiquement n’importe quel type de restriction de temps de jeu par type de membre. Ceci est très important étant donné que les membres peuvent eux-mêmes entrer des cartes de réservations et réservations de temps de départ via les services Internet et sur écran tactile.
Les restrictions peuvent être établies par plage de date, plage d’heure et par jour de la semaine incluant les congés fériés. Des restrictions peuvent optionnellement s’appliquer seulement aux hommes ou aux femmes. Elles peuvent être utilisées pour appliquer des règlements tels que : juniors doivent être accompagnés par un parent ou un membre adulte, maximum 1 invité par membre, et un maximum de 5 parties par invité durant la saison.
Certaines restrictions peuvent être inactivées afin de gérer des exceptions. Pour des clubs ayant 2 parcours ou plus, des restrictions peuvent s’appliquer à chaque parcours ou globalement à tous les parcours.

Gestion des membres

Permet de gérer le profil de tous les membres du club. Les informations qui peuvent être gérées sont les suivantes :
numéro de membre, nom, prénom, nom abrégé, nom du conjoint, type de membre, membre maître, sexe, date de naissance, adresse, numéros de téléphone, numéro de sac de golf, courriel, commentaires, etc….

Permet d’établir des exceptions pour certains membres afin d’augmenter ou de réduire leurs priorités au niveau des réservations. Certains membres peuvent également être inactivés, ce qui leur empêche d’utiliser les services Internet GGGolf et l’écran tactile. Un message spécifique à un membre peut également être entré. Ce message s’affiche automatiquement les prochaines fois qu’il accède les services Internet. (De belles possibilités pour inciter les membres à payer leurs comptes!)

Gestion des feuilles de départs

GGGolf vous permet une flexibilité hors pair au niveau des feuilles de départs. Par défaut, la génération des heures de départs se fait selon un horaire prédéfini par jour de la semaine pour chacun des parcours.

Des modifications peuvent être facilement appliquées selon les besoins pour une date spécifique ou un parcours spécifique. GGGolf vous permet de générer des heures de départs pour une plage d’heure en départs réguliers, en croisé et pour les départs simultanés (shotgun avec 1A, 1B, 2A …). Il est également possible d’utiliser des temps de départs variables tel qu’aux 7 et 8 minutes, ainsi qu’aux 8, 7, 7, 8 minutes afin d’obtenir des heures de départs telles que 8:00, 8:08, 8:15, 8:22, 8:30, 8:38, 8:45, 8:52, 9:00,…

Voici un exemple de feuille de départs pour un club de golf ayant 3 parcours, où les départs pour les parcours 1 et 2 ont été préparés selon des temps variables de 8, 7, 7, 8 minutes et des départs simultanés pour le parcours numéro 3.

La gestion des 27 trous est des plus facile avec GGGolf, quelle que soit la stratégie des intervalles de temps de départs utilisée. (GGGolf n’utilise pas le principe de 3 X 18 trous pour la gestion des 27 trous.)

Plusieurs rapports de temps de départs sont disponibles pour les clubs ayant un ou plusieurs parcours. Optionnellement, un code de couleur peut être appliqué pour différencier les invités/greenfees et les membres spéciaux :

Réguliers

Croisés
Départs simultanés (Shotguns)
Par ordre alphabétique (facilite la recherche des temps de départs)
Avec numéros de sacs de golf et réservations de voiturettes.
Avec numéros de voiturettes (facilite la vérification des voiturettes sur le terrain par les patrouilleurs!)
Avec les scores bruts ou nets (pour vérifier quels membres n’entrent pas leurs parties!)

Quelques fonctions additionnelles qui facilitent le travail de vos préposés aux départs et qui vous donnent plus de contrôle sur vos opérations :

Entrée des membres par nom de famille (recherche incrémentale) ou par numéro de membre.
Visionnement des handicaps pour les joueurs d’un quatuor.
Pour les clubs avec plus d’un parcours, gestion des départs sur un même écran pour tous les parcours ou un seul à la fois.
Documentation des annulations de départs avec raisons.
Documentation des numéros de factures de greenfees et/ou voiturettes avec numéros de voiturettes.
Documentation de la température du matin et de l'après-midi.
Affichage de l'heure du lever et du coucher du soleil selon la date des départs affichés.
Glisser/déposer avec l'aide de la souris des joueurs ou quatuors dans la grille de départs pour effectuer des changements rapidement.
Option pour afficher seulement les temps de départs disponibles.
Suivre le temps de jeu avec un clic de souris avec notification automatique aux membres
Copie de départs pour les tournois extérieurs afin de très rapidement compléter la grille de départs.

Assignation des réservations aux feuilles de départs (tirage)

Avec GGGolf, compléter les feuilles des départs à partir des cartes de réservation prend quelques minutes et se fait à l’aide de la souris. GGGolf permet de gérer les priorités d’assignation selon un système de poids assignés aux différents types de membres de votre club. GGGolf comptabilise aussi le nombre de fois que les membres ont été pénalisés dans leurs demandes de réservation. Il est possible de consulter rapidement l’historique des départs d’un membre ou d’un invité afin de visionner les pénalités précédentes.

GGGolf gère également les réservations pour des groupes de quatuors.

Une fois les départs assignés à partir des cartes de réservations, les feuilles de départs sont immédiatement disponibles pour vos membres via l’écran tactile ou les services Internet, et ce, sans aucune intervention de votre part. C’est complètement automatique!

Rapports

Statistiques journalières pouvant être demandées pour une plage de dates, indiquant le nombre de membres, invités, greenfees, femmes, juniors et types de location de voiturettes.
Rapport de contrôle des locations de voiturettes et greenfees.
Rapport sur les annulations non justifiées.
Rapport sur le nombre de parties jouées par les invités.
Extraction des informations de départs dans Excel pour rapports illimités en utilisant la puissance des tableaux croisés dynamiques.

Fonctions supplémentaires

La gestion des voiturettes est utilisée pour la mise à jour et le suivi de votre flotte de voiturettes.
La gestion des groupes de membres est utilisée pour créer différents groupes de membres et permettre la génération de rapports de handicap par groupe de membres. Un membre peut faire partie de plusieurs groupes.
La gestion des messages permet d’inscrire différents messages qui seront affichés directement dans les menus principaux de GGGolf administration, GGGolf tactile et GGGolf Internet.
La gestion des parcours permet d’effectuer l’enregistrement de différents parcours et établir les temps de départ usuels par parcours, pour chaque jour de la semaine.
Base de données d’invités/greenfees avec commentaires et fonctionnalités pour empêcher certaines personnes d’avoir des temps de départs.

Communiquez avec nous à info@gggolf.ca !